Cómo activar Verifactu en tu programa de facturación, paso a paso

La implantación de Verifactu ha cambiado de calendario más de una vez, y eso ha dejado a muchos negocios con la sensación de que se trata de un trámite que siempre se puede posponer. Las fechas actuales son el 1 de enero de 2027 para las sociedades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de empresarios y profesionales. Queda margen, pero la mayoría de los programas de facturación ya permiten activar el sistema hoy, de forma voluntaria, y hacerlo con tiempo evita la aglomeración de los últimos meses. Esta guía explica qué significa activar Verifactu, qué conviene revisar antes de tocar nada y cómo completar el proceso sin desordenar la facturación en marcha.

Qué significa exactamente activar Verifactu

Conviene aclarar un punto que genera bastante confusión. El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 no obliga a enviar todas las facturas a Hacienda. Lo que obliga es a facturar con un sistema informático que garantice que los registros son íntegros, trazables e inalterables, y ese sistema puede funcionar en dos modalidades.

La primera es la modalidad Verifactu propiamente dicha: el programa remite automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de expedir la factura. La segunda es la modalidad sin remisión, en la que los registros se quedan en el sistema del emisor, que debe entonces cumplir requisitos adicionales de firma y de registro de eventos para demostrar que nada se ha alterado.

Activar Verifactu, en la práctica, significa elegir la primera opción. En ambos casos el software tiene que estar adaptado, así que la elección no es entre cumplir y no cumplir, sino entre dos formas distintas de cumplir.

Comprueba primero que tu software está adaptado

Desde julio de 2025, los fabricantes y comercializadores de programas de facturación están obligados a ofrecer productos que cumplan el reglamento, y deben acreditarlo mediante una declaración responsable. Antes de buscar el botón de activación, pregunta a tu proveedor si tu versión concreta está adaptada y pide esa declaración por escrito.

Hay tres situaciones en las que no hay nada que activar. Si facturas con hojas de cálculo, documentos de texto o plantillas propias, no tienes un sistema informático de facturación en el sentido que exige la norma y tendrás que cambiar de herramienta. Si estás acogido al Suministro Inmediato de Información, quedas fuera del ámbito de Verifactu porque ya reportas por otra vía. Y si tributas en País Vasco o Navarra, te aplican sistemas forales propios con sus propias reglas.

Si estás evaluando un cambio de herramienta, conviene que la adaptación venga de serie y no como parche sobre un producto antiguo. Programas de gestión como Holded, con facturación adaptada a Verifactu, permiten elegir la modalidad desde la propia configuración, lo que evita tener que migrar datos más adelante.

Paso 1: ordena los datos fiscales y las series

Antes de activar nada, revisa los datos identificativos de tu negocio y la estructura de series de numeración. Una vez que empieces a generar registros encadenados, cada factura se vincula criptográficamente con la anterior, y corregir un dato de base más adelante es mucho más incómodo que hacerlo ahora.

Presta atención especial a las series. Si utilizas numeraciones distintas para tipos de factura, puntos de venta o líneas de negocio, comprueba que todas están correctamente definidas en el programa y que ninguna se solapa ni tiene saltos sin justificar.

Paso 2: decide en qué modalidad quieres trabajar

La modalidad con remisión automática simplifica la vida a la mayoría de negocios pequeños, porque traslada a la Agencia Tributaria buena parte de la carga de custodia y añade a la factura la leyenda que permite al cliente verificarla. La modalidad sin remisión suele interesar a quienes prefieren no enviar información en tiempo real o trabajan con conectividad irregular, a cambio de asumir requisitos técnicos más estrictos.

Si trabajas con una gestoría, coméntalo antes de decidir. Es habitual que el asesor tenga preferencia por una de las dos modalidades según cómo reciba la información.

Paso 3: activa y emite una factura de prueba

Con la modalidad elegida, activa la opción en el programa y emite una factura de prueba a un cliente ficticio o de importe simbólico. Comprueba tres cosas en el documento resultante: que aparece el código QR, que el QR se lee correctamente desde un móvil y que, si has elegido remisión, figura la mención que identifica la factura como verificable en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Si algo de esto falla, el problema casi siempre está en la configuración de datos fiscales, no en el sistema.

Paso 4: aprende a corregir sin romper la cadena

Este es el cambio de hábito más importante y el que más fricción genera al principio. Con Verifactu activo, las facturas no se borran ni se editan. Los errores se resuelven mediante facturas rectificativas o mediante registros de anulación, y tanto la corrección como el motivo quedan registrados.

Dedica unos minutos a localizar en tu programa dónde están esas funciones y cómo se comportan, sobre todo si hasta ahora eliminabas facturas emitidas por error sin más trámite. Descubrirlo con el primer error real y con un cliente esperando es la peor manera de aprenderlo.

Paso 5: comprueba la conservación y la exportación

Los registros de facturación deben conservarse y estar disponibles si la Agencia Tributaria los reclama. Verifica que tu programa permite exportarlos en el formato estándar y que sabes dónde encontrar esa función. Es un paso que casi nadie prueba hasta que lo necesita, y probarlo lleva dos minutos.

Se puede activar ahora y volver atrás después

Un detalle poco conocido: mientras el sistema no sea obligatorio para ti, no existe obligación de permanencia. Puedes activarlo, trabajar unos meses en modalidad Verifactu y volver después a la modalidad sin remisión. Ahora bien, si lo haces, tendrás que repetir el proceso de adaptación cuando llegue la fecha límite, así que como estrategia solo tiene sentido si estás realmente evaluando cuál de las dos modalidades encaja mejor con tu operativa.

Por qué no conviene esperar a 2027

El aplazamiento no ha cambiado el fondo de la norma, solo el calendario. Los requisitos técnicos siguen siendo los mismos y las sanciones del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que llegan a 50.000 euros por ejercicio para quien mantenga un sistema no adaptado, siguen vigentes. A eso se suma un factor práctico: cuando se acerquen las fechas, los proveedores de software concentrarán la demanda de migraciones y soporte en muy pocos meses.