Espanha tem um ritmo de digitalização mais acelerado que Portugal

Em 2023 nasceu a Konica Minolta, fruto da fusão de duas empresas com uma longa trajetória no setor da imagem e da tecnologia documental. A Konica foi fundada em 1873 inicialmente como fabricante de produtos fotográficos, enquanto que a Minolta, criada em 1928, destacou-se pelas suas inovações em câmeras e ótica. Após a fusão, a empresa reorientou o seu negócio, incluindo soluções de impressão digital, sistemas de gestão documental, serviços informáticos e tecnologias para o ambiente empresarial. Atualmente, a Konica Minolta consolidou-se como um ator global na transformação digital, oferecendo soluções integradas para a automatização de processos, impressão inteligente e gestão de informação em empresas.

A companhia, que conta a nível mundial com mais de 35.600 empregados (mais de 340 na Espanha) e opera em mais de 150 países, fechou o ano de 2025 com uma faturação de 76 milhões. A previsão para este exercício fiscal, que começa em abril, é alcançar cerca de 80 milhões. Vasco Falcão, CEO da Konica Minolta para a Espanha e Portugal, analisa em conversa com Economia Digital Galiza a situação de mercado além das particularidades de ambos os mercados, “duas das estrelas da companhia na Europa”.

A impressão já não é apenas maquinaria, mas tornou-se um ambiente digital e automatizado. Como estão adaptando as empresas seus processos internos para aproveitar essas novas tecnologias e maximizar a eficiência e a rentabilidade?

A impressão deixou de ser um conjunto de equipamentos para se tornar uma infraestrutura digital dentro da empresa, o que está obrigando a adaptar os processos internos das empresas, não apenas a tecnologia.

É verdade que a impressão evoluiu para ambientes digitais e automatizados, mas isso não significa que tenha perdido relevância. Pelo contrário, hoje imprimir tem mais sentido do que nunca, porque faz parte de um processo “inteligente”.

A impressão continua sendo crítica em muitos setores como a indústria, a logística, o retalho, a administração pública ou a saúde. Existem etiquetas, guias de remessa, documentação contratual, expedientes, material comercial que ainda têm muito valor se feitos em suporte físico. O papel continua a oferecer algo que o suporte digital nem sempre garante, porque tem essa capacidade de imediatez, é tangível e facilita a consulta em ambientes operacionais.

Todos temos muitos momentos na nossa vida laboral em que somos mais produtivos quando temos o documento em formato físico. Hoje o que nós vemos nos nossos clientes é que a vantagem não está em imprimir mais, mas em imprimir melhor e de forma controlada para aumentar a produtividade. Atualmente, os sistemas de impressão estão muito integrados com os ERP e com as plataformas documentais.

Muitas vezes, a impressão de um documento faz parte de um processo automatizado. Assim, reduce-se o desperdício, melhora-se a rastreabilidade dos documentos e além disso controla-se o custo real do uso dos documentos.

Mas outro ponto fundamental relacionado com a impressão é a segurança. Os equipamentos hoje permitem automação, autenticação dos usuários, impressão segura e controle de acesso, o que protege a informação mais sensível que as organizações manejam e reduz a fuga de dados.

Eu diria que as empresas que estão captando mais valor não se limitam apenas a renovar máquinas, mas estão redesenhando como flui a informação dentro de suas organizações, automatizando as tarefas administrativas mais repetidas, como a validação de faturas, a aprovação de despesas, a gestão de expedientes.

Há outro fator, o modelo híbrido de trabalho, que também propiciou essa transformação. Já não é viável depender só de um papel ou só do digital, é necessário combinar os dois. Imaginemos uma equipe que está trabalhando remotamente: precisa conectar-se aos seus sistemas para continuar sendo produtiva, mas em alguns momentos precisa do papel porque, como dizia, aporta muita produtividade. A digitalização no ambiente do escritório garante essa continuidade operativa e a segurança.

Outro ponto também muito importante é a mudança cultural e financeira que estamos vivendo: as empresas começam a medir o impacto da gestão documental também em termos de custo por processo, o tempo que um processo leva para ser realizado e qual é o risco operacional. Quando implementamos projetos nos nossos clientes, o que estamos vendo é que já não é um projeto apenas tecnológico, mas passa a ser uma ferramenta de governo do negócio, já não é algo isolado.

Até que ponto a automatização e a integração com sistemas de gestão estão melhorando a eficiência e a rentabilidade no setor?

A automatização e a integração têm um duplo impacto. Um é estrutural e outro é transformador. Nas empresas do sector, como a Konica Minolta, a evolução da impressão para ambientes digitais obriga a uma mudança no nosso modelo de negócios. Passamos de vender equipamentos a desenhar ecossistemas de documentos conectados, e isso é uma grande mudança. Atualmente, nossas receitas mais recorrentes estão baseadas em serviços, não no hardware. Nossos sistemas têm que estar mais integrados com os ERP, e com o software, a cibersegurança e a gestão IT têm muito mais peso na nossa faturamento.

Também as relações com nossos clientes são de maior cumplicidade e a mais longo prazo. Para uma empresa como a Konica Minolta isso é normal, porque temos uma presença no mercado de mais de 150 anos.

Mas este novo ambiente obriga-nos ainda mais, pois, como mencionado antes, há mais integração dos nossos sistemas no que é o core, a parte fundamental do negócio dos nossos clientes. Em resumo, a rentabilidade deixa de depender do volume de impressão e passa a depender do valor adicionado da gestão da informação. E isso resulta num modelo de negócios mais estável, mais previsível e com mais capacidade de escalar, porque também ajudamos nossos clientes a crescer. Passamos de ser um fornecedor pontual a ser um parceiro estratégico.

Para os clientes eu acredito que, sobretudo para as grandes empresas, a mudança é ainda mais relevante, porque nossos sistemas de gestão documental e de impressão integram-se com os ERP e com isso reduzem-se tempos administrativos, eliminam-se erros manuais, validam-se faturas, contratos e pedidos, melhora-se a rastreabilidade e é mais fácil demonstrar que estamos cumprindo com as normas europeias de proteção de dados.

Muitas vezes se fala nas empresas da “fricção” operativa. No entanto, com uma adequada gestão dos processos administrativos em muitos casos pode-se melhorar até em 30%, e esse é um valor que se pode calcular e demonstrar.

Hoje as empresas que ofertam serviços de IT vão ter mais capacidade de manter uma relação a longo prazo com seus clientes se forem capazes de integrar a tecnologia na forma como as empresas fazem as coisas. Não é que as pessoas tenham que mudar, mas que a tecnologia que chega se integre na sua operativa.

Um exemplo claro disso é a inteligência artificial (IA): para mim não interessa ter a IA como uma ferramenta que está ao lado, interessa-me ter-la como uma ferramenta integrada completamente nos meus processos de trabalho.

Por exemplo, se recebes um e-mail e queres que a inteligência artificial te ajude a dar uma resposta, fazes copy-paste no Copilot ou no ChatGPT e perguntas: “Como posso dar uma resposta a este e-mail?”, não estás ganhando produtividade, não estás integrando isso na tua forma de trabalhar, apenas estás adicionando um passo mais à tua tarefa. Embora faça isso rapidamente e possa adicionar qualidade, não é uma verdadeira integração.

O que sim é integração é o que fazemos quando integramos sistemas de gestão documental no ambiente dos nossos clientes e recebem um e-mail ou um contrato, a ferramenta te diz: “Recebeste este documento que tem estas cláusulas e identifiquei quatro erros que precisam ser corrigidos”. Sem que tenhas