Fernando Jesús Santiago propone un decálogo para humanizar las notificaciones electrónicas y frenar el caos digital en la Administración

La digitalización de la Administración Pública ha traído avances innegables, pero también una nueva fuente de estrés y confusión para ciudadanos, autónomos y pymes: las notificaciones electrónicas sin control de horario ni criterio de prioridad. En un momento en que muchos profesionales denuncian la “saturación digital”, el presidente del Consejo General de Gestores Administrativos, Fernando Jesús Santiago Ollero, ha presentado un Decálogo de Buenas Prácticas para que las notificaciones vuelvan a ser un instrumento de eficacia, no una trampa burocrática.

Santiago ha insistido en que la iniciativa no busca ralentizar la digitalización, sino “humanizarla”. “No se puede notificar a cualquier hora, en cualquier día ni de cualquier manera. Lo digital debe mejorar la vida de las personas, no complicarla”, ha recordado, en referencia a la campaña #StopNotificaciones24h, lanzada por el colectivo en 2024 y convertida desde entonces en un movimiento transversal que une a despachos, asesorías y autónomos.

“Este decálogo es sentido común aplicado a la tecnología. Son diez pasos realistas para que las notificaciones funcionen bien y todos —Administración, profesionales y ciudadanía— salgamos ganando”, ha afirmado Santiago durante la presentación.

Un sistema más justo y predecible

El Decálogo de Buenas Prácticas en la Emisión de Notificaciones Electrónicas busca corregir los excesos del actual modelo, en el que las comunicaciones pueden llegar un sábado por la tarde, durante una campaña fiscal o incluso en festivos. “Digitalizar no es deshumanizar”, recalca Santiago, recordando que detrás de cada buzón electrónico hay personas y empresas que necesitan tiempo, organización y seguridad jurídica.

Estas son las diez medidas propuestas por los Gestores Administrativos para que el sistema funcione de forma más razonable y eficiente.

1. Emisión en horario laboral

Las notificaciones deberían enviarse solo entre las 08:00 y las 18:00 horas, de lunes a viernes. El objetivo es armonizar la actividad administrativa con la conciliación familiar y laboral. Solo en casos excepcionales —por urgencia o interés público— debería justificarse una notificación fuera de ese horario. “Recibir un aviso de Hacienda a las 23:59 de un viernes no es eficiencia, es falta de empatía”, ironiza Santiago.

2. Publicar calendarios de notificaciones programadas

Se propone que las administraciones hagan públicos sus calendarios de emisión durante campañas masivas (por ejemplo, IRPF o IVA). Así, los profesionales pueden anticipar la carga de trabajo y ofrecer una atención más planificada y precisa.

3. Respetar los periodos de alta carga fiscal

Durante los picos de actividad —cierres trimestrales, declaraciones o campañas fiscales— debería evitarse el envío de notificaciones que no sean urgentes. Este respeto a los tiempos críticos ayudaría a reducir errores y mejorar la respuesta de pymes y autónomos. La idea es que cada año se publique un “calendario de alta carga fiscal” consensuado con los colegios profesionales.

4. Clasificación y priorización de las notificaciones

Cada aviso debería indicar claramente su urgencia, plazos y entidad emisora. Además, las notificaciones repetidas o relacionadas deberían agruparse para evitar la dispersión documental. Los gestores administrativos piden también herramientas que faciliten la clasificación por cliente o representado, especialmente en sistemas con alto volumen de tráfico.

5. Avisos para notificaciones caducadas

Aunque la ley considera practicada una notificación no abierta en plazo, el Consejo propone añadir un recordatorio previo a la caducidad. No cambia su validez jurídica, pero ayuda a reducir errores técnicos o despistes que pueden tener consecuencias graves para ciudadanos y empresas.

6. Avisos configurables por SMS o correo

El sistema debería permitir que cada usuario elija cómo recibir sus alertas —por SMS, email o ambos— y con qué frecuencia. Para los profesionales, se pide una herramienta que centralice los avisos por cliente y evite duplicidades, una queja recurrente en los despachos.

7. Un cuadro de mando público del sistema

Se plantea crear un panel de control con datos en tiempo real sobre el funcionamiento de las notificaciones electrónicas: volumen, plazos, incidencias, caducidades… Esto permitiría detectar fallos estructurales y mejorar el sistema de forma continua. “Si hay transparencia, hay confianza”, resume Santiago.

8. Revisión previa de notificaciones masivas

Antes de lanzar campañas con miles de notificaciones, la Administración debería consultar a los colegios profesionales para verificar que los textos son comprensibles y no inducen a error. No sería un trámite vinculante, pero sí un filtro de calidad. El objetivo: reducir interpretaciones confusas que generan más consultas y recursos.

9. Canales de atención preferente para colegios profesionales

Los gestores piden un canal directo con soporte técnico especializado para resolver incidencias en tiempo real. En muchos casos, los errores en los portales de notificaciones pueden bloquear gestiones urgentes y provocar sanciones. “Una línea de ayuda eficaz no es un privilegio: es una necesidad de servicio público”, apunta Santiago.

10. Comisión bilateral de seguimiento

Finalmente, el Consejo propone crear una comisión permanente entre Administración y corporaciones profesionales para evaluar el sistema, analizar datos y proponer mejoras. Este órgano garantizaría que el modelo evolucione con coherencia y no se quede obsoleto a medida que la tecnología avanza.

El espíritu del decálogo es claro: recuperar el equilibrio entre eficiencia tecnológica y respeto al ciudadano. Santiago insiste en que digitalizar no debe ser sinónimo de automatizar sin criterio humano, y que “la Administración debe dar ejemplo de organización, no de improvisación”.

Desde el Consejo General recuerdan que la campaña #StopNotificaciones24h ha recibido el apoyo de miles de profesionales y asociaciones, convirtiéndose en un referente en el debate sobre la sobrecarga digital y el derecho a la desconexión.